Digitalisierungsschub für das Rechnungswesen

Ab dem 27. November 2020 werden Behörden in Deutschland nur noch E-Rechnungen entgegennehmen. „Wer keine XRechnung einreicht, der wird nicht bezahlt.“

Christian Goede-Diedering, Wirtschaftsjurist und Referent bei der Datev eG, warnt all diejenigen, die auch in Zukunft noch für Bundeswehrkrankenhäuser, die Bundespolizei, die Deutsche Rentenversicherung oder für ein Zollamt arbeiten wollen. 75 Prozent der Rechnungen werden immer noch auf Papier eingereicht und der Großteil der digital eingereichten Rechnungen ist im PDF-Format. Dabei ist ein PDF-Dokument noch keine E-Rechnung. Diese muss in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen werden. Der Vorteil für die Verwaltung hierbei ist, dass sie die Rechnungen medienbruchfrei weiterverarbeiten können. Die beiden dafür geeigneten Formate sind „XRechnung“ oder „ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung“. Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich sogenannte Direktaufträge unter 1.000 Euro.

Unternehmen müssen E-Rechnungen erstellen können

Unternehmen müssen also in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Wer sich bisher noch nicht darum bemüht hat, sollte mit seinem Steuerberater klären, ob ihr Buchungssystem beziehungsweise die Software dazu in der Lage ist oder ob der Hersteller noch Datenelemente hinzufügen muss. Bei neuen Programmen, die für das Erstellen von E-Rechnungen angeschafft werden, sollte darauf geachtet werden, dass sie sowohl bei Geschäftspartnern als auch bei der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden können. Das Format ZUGFeRD 2.1.1 mit dem neuen X-Rechnungsprofil steht auf vielen Internetseiten kostenlos zum Download zur Verfügung.

Länder und Kommunen ziehen ab nächstem Jahr nach

Verwaltungen der Länder müssen E-Rechnungen seit April 2020 annehmen, verpflichtend sind sie für Lieferanten mit Ausnahme von Bremen allerdings noch nicht. Bremen besteht ebenfalls ab Ende November auf E-Rechnungen und die anderen Länder und Kommunen ziehen vermutlich ab Frühjahr oder Sommer 2021 nach. „Die föderale Struktur hierzulande sorgt für durchaus heterogene Anforderungen“, kritisiert Dr. Robert Mayr, CEO der Datev. Die unterschiedlichen Verwaltungsebenen und Behörden seien nicht auf demselben Stand und auch einheitliche Regelwerke fehlen. „Für Unternehmer, die Verwaltungen in mehreren Bundesländern beliefern oder Dienstleistungen erbringen, dürfte es zur Herausforderung werden, ihre elektronischen Rechnungen korrekt zu übermitteln. Denn die einzelnen Länder lassen neben dem Datenaustauschstandard XRechnung auch andere Formate wie ZUGFeRD zu und haben zudem teilweise eigene Portale für den Rechnungseingang etabliert.“ Handwerker, die für Privatkunden arbeiten, müssen sich noch nicht zwingend mit dem Thema auseinandersetzen. Allerdings kann man davon ausgehen, dass sich dies in den nächsten Jahren auch hier zur Norm entwickeln wird.

E-Rechnungen richtig einreichen

Eingereicht werden die E-Rechnungen über E-Mail, alternativ kann man sie eintippen und hochladen oder über den Peppol-Webservice der Verwaltung übertragen. Wer für eine Bundesbehörde arbeitet, muss seine E-Rechnung im Format XRechnung über die zentrale Rechnungseingangsplattform, kurz ZRE, des Bundes einreichen. Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung werden auf der Plattform OZR-RE eingereicht. Bei beiden Plattformen ist eine einmalige kostenlose Registrierung notwendig. Zur Übermittlung ist eine Leitweg-IF erforderlich, die den Rechnungsempfänger identifiziert und von der Behörde mitgeteilt wird.

Deutschland ist spät dran

Diese Änderung im Rechnungswesen basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und auf der E-Rechnungsverordnung des Bundes von 2017. Bei der Umsetzung der Richtlinie ist Deutschland sehr spät dran. Dänemark hat das Thema E-Rechnungen in der Verwaltung bereits 2005 umgesetzt.

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